5 dicas para sua SIPAT
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É claro que realizar um evento como uma SIPAT não é nada fácil. Ainda mais com todas as particularidades que uma empresa possui. E é exatamente por conta dessas particularidades que uma receita pronta para o seu evento é praticamente impossível. Mas isso não significa que, tomando alguns cuidados, e prestando atenção a pequenos detalhes você não possa tornar essa semana tão importante, em um evento memorável e, principalmente, proveitoso para os colaboradores.  Abaixo, vamos elencar 5 dicas valiosas na hora de organizar sua SIPAT, que com certeza, vão ajudá-lo nesse momento de muito trabalho.

1. ESTEJA  ATENTO

Tenha o hábito de estar atento as possibilidades. Às vezes, por exemplo, um vídeo que você assistiu no começo do ano pode, muito bem, ser utilizado quando você estiver organizando os eventos da sua SIPAT em outro período do ano, mas se você, quando assistiu esse vídeo não anotou nem prestou atenção onde foi que você o viu, existe uma grande chance de você não se lembrar, ou ter um trabalho danado pra encontrá-lo novamente, desperdiçando tempo e energia. Isso vale pra tudo: uma palestra bacana que você viu ou ouviu falar... enfim, crie o hábito de anotar em um caderno ou arquivo no computador possíveis eventos para sua SIPAT. Quando seu chefe olhar pra você  pedindo uma idéia legal, ele vai se surpreender não com uma, mas com várias. Principalmente se você mostrar a "Palestra Teatral  Minha Vida" :)

 

2. ANTECIPAÇÃO

 

Planejamento é tudo! O quanto antes você começar a "esboçar" sua SIPAT melhor. Se você já tem idéia do que vai fazer, por que não começar a realizar os contatos com os fornecedores? Você terá muito mais tempo para negociar e conseguir melhores preços, ter muito mais facilidade de adequar a agenda "daquele" palestrante super requisitado com  a data do seu evento além de não sofrer com os detalhes que se acumulam na véspera do evento. Você só tem a ganhar.

 

3. LOCAL

 

Esse, na maioria das vezes, é um problema sem solução. Se sua empresa tem um auditório para 500 pessoas, ar condicionado, telão de 500 polegadas, poltronas reclináveis e almofadadas, PARABÉNS! você está no céu. Mas infelizmente, você vai se deparar com situações aparentemente impossíveis. Minha dica para esse tipo de problema é: REDUÇÃO DE DANOS! Se você encontrar uma situação inadequada, sem solução, para seu evento busque alternativas que amenizem os problemas. Por exemplo, se você for fazer uma apresentação de Power Point em um ambiente aberto e de difícil visualização por causa da luminosidade, pode contratar um projetor mais potente, ou improvisar uma cobertura lateral para a tela que melhore a visão. Tente sempre otimizar o espaço, tanto para quem irá transmitir as informações, quanto para quem irá recebê-las.

 

4.  CONFORTO

 

Esse item vai de encontro ao anterior. Você pode não ter o melhor auditório, mas com certeza pode melhorar o conforto de quem irá assistir seu evento. E quando eu digo conforto, estou me referindo a todo tipo de situação que coloque o colaborador em condições de prestar atenção ao conteúdo que será apresentado. Por exemplo, um dos maiores problemas que vemos por aí é o equipamento de som utilizado durante a SIPAT. Se o ambiente for pequeno e todo mundo conseguir ouvir, ótimo. Mas se você precisar de som, dê um pouco mais de atenção a esse detalhe. Não existe coisa mais desestimulante do que tentar prestar atenção em um assunto e não conseguir ouvir o que está sendo dito.

 

5. ATENÇÃO AOS DETALHES

 

E por último, mas não menos importante, dê atenção aos detalhes, eles podem comprometer um projeto de meses. Imagine que você organizou sua SIPAT o ano todo, contratando os melhores palestrantes, alugando os melhores equipamentos, preparando todo o ambiente para receber seus colegas e no dia, um pouco antes de abrir a porta do auditório você descobre que mandou uma programação com erros nos horários das palestras. Pronto! Imagina a dor de cabeça. Seja cuidadoso com os detalhes.

E essas foram algumas dicas, que espero, possam ajudá-lo, a organizar melhor sua SIPAT. Seguindo esses passos, pode ter certeza de que seu evento vai se tornar muito mais profissional e o reconhecimento do seu trabalho será inevitável.

Boa sorte e mãos a obra!

 

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